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        如何做好基層辦公室工作

        發布時間:2016年1月16日 瀏覽次數: 1880

        辦公室是每個企事業單位的重要部門,集服務、參謀、協調督察等諸多職能于一身,是一個單位的樞紐和窗口,也是一個各項行政事務的綜合辦理機構,具有承上啟下、上通下達、職能龐雜的特征。作為押運基地辦公室,外對中心一室六部,內對基地五大部門,涉及保險、工資、被裝、資產等多項管理工作任務,既艱巨又繁雜。因此,充分發揮辦公室職能,全面促進企業的發展和平穩運行,成為辦公室重要職責和核心任務,就辦公室總體工作來說,可用“五四三二一”來概括。

        具備“五勤”素質

        在基層辦公室工作,必須具備或努力讓自己具備“五勤”素質,即:腦勤、眼勤、嘴勤、手勤、腿勤。

        腦勤:之所以腦勤要排在第一位置,就是因為沒腦勤,其他的“勤”都是空談。辦公室工作總體來說還是腦力勞動,先思而后行,每項工作都要經過前期縝密思考,認真謀劃,才能有序開展。方案的制定,文件的歸納,數據的分析,文稿的撰寫,會議的組織,樁樁件件的工作,質量與效果如何,就看動了多少腦子,花了多少心思。所以在辦公室工作,就要善于思考、勤于思考,這是一切工作創新與發展的動力之源。

        眼勤:就是要多看,善于觀察,注重細節。在一線時要看管理,看隊伍,及時發現亮點,同時也要及時發現問題,最好是通過現象看到本質;在會議時,要多觀察領導神態,抓拍精彩瞬間,會議服務上要及時發現領導水杯是否有水,用紙用筆是否到位等;在本職工作上要對數據、文字等逐字逐行認真校對審核,防止錯誤與遺漏。同時業余時間還要多看書,看好書,增強理論水平,豐富自己的知識面,提高個人素質。

        嘴勤:就是要勤于溝通,善于溝通。上傳下達是辦公室重要工作內容,沒有一定的溝通能力和技巧,會讓工作陷于被動。對上級,要多請示多匯報,對領導部署的工作,短事要及時匯報,長事要階段性匯報,完事要總結性匯報;當然匯報工作要有框架、有細節、有數據,確保領導對各項工作進度了如指掌。對同(級)事,要多交流,多聽意見,不斷改進工作,對領導部署下去的工作,要及時上傳下達,適時給予工作提示,共同促進工作提升。

        手勤:就是要勤動筆、勤記錄。俗話說,好腦子不如爛筆頭。面對繁雜的辦公室工作,沒有勤動筆的工作習慣,就會面臨丟三落四、指東往西的窘境,有時會造成嚴重后果。領導部署工作要隨時記錄,開會要做會議記錄,一線跟車要有跟車日志,員工談話要寫談話記錄,臨時事務要有備忘錄,總之記錄本與筆隨身帶,隨時隨地做好記錄。同時要勤做報表,人員實力日報.保險增減報表、服裝申領報表等各類數據報表,要及時到位。

        腿勤:就是要勤動腿,勤走動。辦公室工作人員不能貪圖冬暖夏涼的舒適環境,更不能一杯清茶一張報的混日子,這樣就形成了機關官僚作風,反映在工作上就會閉門造車,脫離實際。所以必須要走出去,下基層,到一線,要熟悉基層一線的情況,才能了解員工心態、熟悉基層工作、掌握工作流程。只有這樣,辦公室在制定方案、組織活動、擬定規章制度時才會接地氣,可操作,同時在給領導提建議、謀策略時,才能客觀公正,有的放矢。

        做好四個服務

        辦公室既是一個綜合辦事機構,也是一個服務部門,不論是參與政務,還是管理事務,都是為了搞好服務。為領導的工作服務,為同級、上下級單位服務。服務是做好辦公室一切工作的指導思想。要做好辦文辦事協調處理等各類服務工作,主要有以下四點:

        一是領導服務。就是為領導的工作服務。作為離領導最近的一個部門,要時刻擺正位置,正確處理好與領導、與部門之間的關系。在工作上,一切都要以領導的工作思路和目標為中心開展好辦公室工作,要當好領導的參謀,在單位管理、決策等方面及時提出合理化建議,便于上級決策;同時辦公室工作人員要深入基層,積極收集基層意見建議,宣傳上級政策,做領導與員工的橋梁與紐帶。

        二是對外服務。作為基層辦公室來說,對外服務主要指中心各職能部門,以及屬地政府機構企事業單位,按照“有理、有節、有度”的原則,上級機關的各類文件、電活、傳真、通知等要認真對待,能自行處理的要及時傳達、部署、落實,需要呈報領導的及時呈報,再按領導指示傳達部署,不能像巡航導彈一樣發后不管,要像放風箏一樣,隨時把控,及時回收,確保各項工作有部署,有落實,有反饋。

        三是對內服務。對內服務主要是對基地內部,作為辦公室工作人員要做好接聽電話、收發文件、編發信息等日常工作,這些工作看起來是小事,耽誤了就是大事。同時要有顧全大局、團結協調意識,對上級下發的文件、領導的指示、決議的事項等工作要做好溝通協調、互通有無、互相協助的橋梁作用。比如在做隊員思想工作時,當員工提出社保、服裝等方面的疑問時,辦公室人員需到場負責解釋說明,維護隊伍穩定;對一些急事、要事和難事,及時協調,對領導關心和員工關注的熱點、難點問題著力協調,并時刻注意協調方式、方法和效果,使問題及時有效地得到解決,從而避免糾紛的發生,較好地發揮了上通下達作用,保證政令暢通。

        四是基層服務。辦公室工作人員對每一位來辦公室辦事、咨詢的員工都要熱情接待,熱忱服務,熱心幫忙,能處理的事務及時處理,能作答復的及時答復;對于不能解決的問題,要耐心做好解釋工作,決不能在工作中出現相互推諉、相互扯皮問題,杜絕“門難進、臉難看、活難聽、事難辦”現象發生。

        開展三個宣傳

        宣傳工作是辦公室工作重要內容之一,是上級與基層之間的橋梁,宣傳工作是否到位直接影響著政策的落實、制度的執行、輿論的走向、人心的向背,無論何時何事,宣傳的核心都應該以鼓舞人心,積極向上為主。從基層辦公室來說,主要有以下三個方面的宣傳工作:

        一是政策宣傳。對于中心下發的各類文件都要第一時間傳達到各部門和相關崗位,要求傳達到每個人的,必須督促各級骨干傳達到個人,特別是涉及到員工切身利益的政策性文件,比如工資、被裝、保險、福利、工作制度等,要深入基層,開展面對面的交流,逐條宣傳解釋,對員工的提問要耐心解答,確保每個人都能理解,沒有疑惑。在政策宣傳時,應掌握好時機及方式方法,可以在辦理新員工入職時,給他們進行各類政策的宣傳,明確權利和義務,讓他們不帶問題入職,促進隊伍穩定。

        二是對外宣傳。對外宣傳工作可充分展現單位業績、文化建設、制度創新、發展戰略,是提高知名度、擴大影響力的重要手段。目前基地對外宣傳的重要方式就是新聞報道,這就要阱究及時性、時效性、時宜性,這也是宣傳工作的生命,不論是基層動態、員工風采,還是新聞圖片、人物特寫,都要做到及時到位,否則就失去了報道的意義,也失去了展現的機會。所以要時刻保持收集新聞素材的工作習慣,記錄本、照相機不離身,大到重大活動、重要會議,小到活動花絮、員工生活,及時記錄及時擬稿,確保新聞報道的鮮活。同時新聞報道必須以事實說話,時間、地點、人物、事情經過和事情發生的原因必須具體、確鑿,不能含糊不清,更不能閉門造車、杜撰演繹。

        三是內部宣傳。在內部宣傳方面,通過板報、標語、條幅、視頻等形式,經常性在員工隊伍中開展優秀典型、好人好事、崗位標兵等先進事跡宣傳,傳播正能量,引導廣大員工向先進學習,向模范看齊。這就要求辦公室人員要下沉一線,融入基層,能眼觀四路,耳聽八方,及時發現在基層隊伍中典型事跡及員工閃光點,通過文字影像展現員工風采。

        處理好兩個關系

        一是繁簡關系。從事過辦公室工作的人都知道,辦公室工作非常繁雜,就基地辦公室而言,就涉及員工社會保險辦理、人事檔案管理、服裝裝備管理、固定資產管理、職工之家建設、宣傳報道工作、來客來訪接待、辦文辦事辦會、三標管理認證等近60項具體工作,并且還要處理臨時性、突發性工作,大到大型活動與會議,小到辦公用品的使用,林林總總,不一而足。如果單位人數多,更是面臨人員流動大,事務多,其中的工作量可想而知。但面對繁雜的工作局面,需要時刻保持清醒頭腦,找尋工作規律,將繁雜變為簡易,其實辦公室工作還是有規律可循的,比如按程序辦事,就不亂陣腳,按制度執行,就避免出錯,同時要做好工作分工,各負其責,使繁雜工作條理化,保證有序進行。

        二是緩急關系。辦公室工作中最重要的就是要處理好事務的輕重緩急,有的工作應急辦,有的工作可緩辦,這要根據領導布置工作任務的性質、完成時間來確定。比如突發事件、數據上報就要有時效性,急事急辦;而工作總結、組織會議等日常工作就要根據任務時間來確定處理節奏。只要做好工作規劃,排好任務序列,再繁雜的工作也井井有條,忙而不亂。

        開展一項培訓

        作為一名辦公室工作人員,既要有所專長,又要是多面能手,辦公室工作人員要在寫作、攝影、網絡、書畫、設計等各方面至少要有一至兩項專長,同時在其他方面也要有一定的技能和工作經驗,這樣才能對辦公室工作應付自如,所以開展業務技能的培訓是必不可少的,每個辦公室人員都要努力讓自己成為一個“通才”與“專才”。

        這里所說的培訓,除了單位組織的各類集中培洲外,重點還是要進行自我的培訓。自我培訓是一種自我學爿,是一種自覺行為,效果比任何培訓效果都要明顯。當拍出的新聞照片不突出時,要多分析多試拍多模仿,讓拍攝經驗不斷累積,形成自己的風格;當面對復雜的各類數據時,要不惜放棄休息時問來分析其邏輯關系,研究編寫Excel函數公式,讓復雜變為簡單,提高工作效率減少錯誤率;當網絡出現故障時,要親自動手檢查軟硬件,多方請教方式方法,平時有專業工程人員檢修時,也要多看多問多學;當對一篇文稿不滿意時,要多走訪基層,不惜幾易其稿,甚至推倒重來;等等。這些都是通過主動發現問題,通過不斷解決問題來不斷學習新知識,不斷積累工作經驗,以此實現提高自我的一種自我培訓方式。長此以往,就會形成一種學習習慣,一旦在工作中發現了問題,就會激發解決問題的能力。

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